Marketing Automatisering Praktisch Werk Contact
Automatisering

Alles wat repeterend is, kan sneller

Niet AI omdat het kan, maar omdat er elke maand avonden in gaan zitten die nergens toe leiden.

Je kent het rijtje. De factuur die er zondagavond nog uit moet. De klant die je twee keer belt voordat hij betaalt. De bonnetjes die zich opstapelen tot het kwartaal om is en je een middag kwijt bent aan de btw. Het overzicht dat je elke maand opnieuw in elkaar knutselt omdat het nergens vandaan komt. Dat kost geen uren, dat kost avonden, en het levert niets op.

Precies dat soort werk hoeft maar één keer bedacht te worden. Ik begin met kijken waar de tijd weglekt. Soms is de oplossing een koppeling tussen twee dingen die je al hebt. Soms is het een stukje maatwerk. En soms is het antwoord dat je iets beter helemaal kunt schrappen.

Processen
In kaart brengen waar tijd verdwijnt en bepalen wat daarvan echt geautomatiseerd moet worden.
Koppelingen
Systemen met elkaar laten praten, zodat je gegevens niet twee keer invoert.
Maatwerk
Als er geen pakket bestaat dat past, bouw ik het. Inclusief hosting en onderhoud.
AI waar het helpt
Voorbereiden van teksten, samenvatten, sorteren. Altijd met een mens die het laatste woord heeft.

Wat er verandert als het één keer goed staat

Geen beloftes uit een folder. Dit komt uit systemen die elke dag in gebruik zijn; het boekhoudsysteem draait inmiddels bij drie bedrijven.

Zoals het ging
Zoals het nu gaat
Een avond per weekExcel openen, het vorige factuurnummer opzoeken, de uren bij elkaar rapen, er een pdf van maken en die mailen.
Twee minutenDe uren staan er al in. De factuur en de mail eromheen gaan er in één handeling uit.
Zelf achter je geld aanOnthouden wie te laat is en er twee keer achteraan bellen voordat er betaald wordt.
Nul minuten omkijkenDe herinnering gaat vanzelf de deur uit zodra een factuur vervalt.
Elke ochtend uitzoekwerkIn een spreadsheet vol tabbladen opzoeken wie je vandaag moet bellen en wat er de vorige keer is afgesproken.
De belijst staat klaarOp volgorde, met de hele geschiedenis van die klant op één scherm.
Een middag per kwartaalBonnetjes bij elkaar zoeken en het btw-overzicht handmatig kloppend maken.
Het staat er alHet btw-overzicht loopt mee en de back-up gaat 's nachts vanzelf.

Vraag een gratis demo aan Bekijk het systeem

Niet alles is een boekhoudsysteem

Ander repeterend werk dat ik heb weggehaald. Steeds hetzelfde principe: iets dat elke week terugkwam, hoefde maar één keer bedacht te worden.

  • Offertes uit de mailboxElke verstuurde offerte komt vanzelf in één overzicht te staan, zonder dat er iets aan de mailbox zelf verandert.
  • Aanvragen die zichzelf sorterenEen aanvraag schuift door naar het juiste overzicht zodra de status verandert, in plaats van dat je rijen verplaatst.
  • Rekenwerk dat per klant terugkomtEen berekening die voor elke klant hetzelfde gaat, is invullen en klaar in plaats van elke keer opnieuw opbouwen.
  • De picklist voor het magazijnStelt zichzelf samen, met de dichtstbijzijnde installateur en de reistijd er direct bij.
  • De belijst van het verkoopteamStaat elke ochtend klaar, op volgorde en verdeeld over de werkdagen zodat het haalbaar blijft.
  • Pagina's en teksten die terugkomenVolgen een vaste opzet, zodat een nieuwe pagina niet elke keer opnieuw bedacht hoeft te worden.
Werk

Wat ik heb gebouwd

Drie systemen die ik zelf heb bedacht, gebouwd en in gebruik heb genomen. Geen proefjes: ze draaien allemaal dagelijks.

Factureren was een avond per week. Nu twee minuten.

Bij een van deze bedrijven ging daar elke week een avond in zitten, en dan was bijhouden of er ook echt betaald was nog niet eens gedaan. Nu kost een factuur twee minuten en gaat de herinnering vanzelf de deur uit zodra hij vervalt.

Boekhoudpakketten zijn duur en doen zelden precies wat je nodig hebt, dus heb ik mijn eigen systeem gebouwd: facturen, offertes, urenregistratie, ritten, uitgaven, de btw-aangifte per kwartaal en een jaaroverzicht, met pdf-documenten in de huisstijl van het bedrijf zelf.

Het draait inmiddels bij drie bedrijven, elk in een eigen afgeschermde omgeving met eigen gebruikers en eigen kleuren. Eén daarvan gebruikt het als vervanging van een betaald boekhoudpakket, inclusief inkoopfacturen, creditfacturen en een export voor de boekhouder.

Er zit meer automatisering in die je niet ziet maar wel merkt: terugkerende facturen gaan er vanzelf uit, en er wordt elke nacht een back-up gemaakt die buiten de server wordt bewaard. Niemand hoeft eraan te denken.

Hetzelfde systeem, twee huisstijlen. Kleuren, lettertype, logo en de documenten die eruit komen worden per bedrijf ingericht. De gegevens in het voorbeeld zijn verzonnen.

Rol
Ontwerp, bouw, hosting en beheer
In gebruik bij
Drie bedrijven, elk met eigen data en huisstijl
Onderdelen
Facturen, offertes, uren, ritten, uitgaven, btw, jaaroverzicht
Automatisch
Herinneringen, nachtelijke back-up, terugkerende facturen

Zie in één oogopslag wat er de deur uit moet

Een levering die misgaat kost een rit, een monteur en een boos telefoontje. Toch leefde die planning bij BlauHoff in een groepsapp en een paar losse lijstjes: wie levert wat, welke installateur komt, en zit alles erbij?

Dit dashboard zet elke order op één plek, met producten, verkoper, installateur, leverdatum en status. Het planbord groepeert per installateur of per week, en bovenaan staat wat er nog geregeld moet worden voordat er iets de deur uit kan.

Het denkt ook mee. Het stelt de dichtstbijzijnde installateur voor die dit type werk doet, rekent de reistijd uit en stelt de picklist voor het magazijn zelf samen. Zo vertrekt er niets half.

Zoiets voor jouw planning

Het planbord met de orders van deze week. De gegevens in het voorbeeld zijn verzonnen.

Voor wie
BlauHoff, dat batterijopslag levert en laat installeren
In plaats van
Een groepsapp en losse lijstjes
Levert op
Elke order compleet voordat de bus vertrekt
Koppeling
Haalt de ordergegevens uit Exact, het ERP-systeem dat er al stond
Rol
Ontwerp, bouw en beheer

Elke ochtend een belijst die klopt

Het begon met ergernis. Nabellen deed het verkoopteam van BlauHoff vanuit een spreadsheet waarin alles van elke klant tegelijk zichtbaar was. Terwijl je belt heb je aan het overgrote deel daarvan niets: je wilt weten wie je spreekt, wat er de vorige keer is gezegd en wat de volgende stap is. De rest leidt af, en juist daardoor blijven mensen liggen.

Daarom zit er een belmodus in. Die zet de klanten op volgorde en laat er per gesprek één zien, met alleen wat op dat moment telt: het nummer, de situatie, de geschiedenis en de knoppen voor wat eruit kwam. Eén klik legt de uitkomst vast en zet meteen de vervolgdatum, dus bijwerken achteraf hoeft niet.

De stappen volgen de funnel die BlauHoff zelf gebruikt, van eerste aanvraag tot schouw, offerte en oplevering. Ze staan in de vaste volgorde van dat verkoopproces, dus je kunt een stap niet overslaan of iets in de verkeerde fase zetten. Dat maakt het ook overdraagbaar: voor een ander bedrijf richt je dezelfde opzet in op de stappen die daar gelden.

De gegevens lopen door naar Exact, het ERP-systeem dat er al stond, zodat er niets dubbel wordt ingevoerd en de kaart van een klant met één klik in Exact te openen is.

Voor wie
Het verkoopteam van BlauHoff
In plaats van
Tabbladen, kleurtjes en handmatig bijhouden
Levert op
Een werkbare belijst per dag en niets dat blijft liggen
Koppeling
Schrijft terug naar Exact, dus geen dubbele invoer
Rol
Ontwerp, bouw en beheer

Zoiets voor jouw proces

Het overzicht van de salesfunnel met de belwachtrij en de klanten in de funnel.
Het overzicht: wie er vandaag gebeld moet worden en in welke fase iedereen zit.
De belmodus met één klant in beeld, de knoppen voor de uitkomst van het gesprek en de situatie van die klant.
De belmodus: één klant tegelijk, met alleen wat je tijdens dat gesprek nodig hebt. Dit zijn schermen uit de app zelf; de klantgegevens in het voorbeeld zijn verzonnen.
Vragen

Wat mensen hierover vragen

Zelden een chatbot. Meestal iets saais dat veel tijd scheelt. Een factuur die twee minuten kost in plaats van een avond, een herinnering die vanzelf de deur uit gaat als er niet betaald is, een aanvraag die zichzelf in het juiste overzicht zet, of een belijst die 's ochtends al klopt.

Dat hoeft ook niet. Schrijf een week lang op wat je meer dan één keer doet, of ik loop een dag met je mee. Meestal blijkt het rijtje korter dan gedacht: factureren, gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere, en een overzicht dat elke maand opnieuw in elkaar wordt gezet.

Ik bouw. Het duidelijkste voorbeeld is een compleet boekhoudsysteem met facturen, offertes, urenregistratie, btw-aangifte en automatische back-ups, dat inmiddels bij drie bedrijven draait. Ontwerp, bouw, hosting en beheer heb ik allemaal zelf gedaan.

Liever niet. De winst zit er meestal in om te laten staan wat werkt en alleen het stuk aan te pakken dat tijd kost. Soms is dat een koppeling tussen twee dingen die je al hebt. Pas als er echt geen pakket bestaat dat past, bouw ik iets nieuws.

Ik werk op uurbasis vanaf 54 euro per uur exclusief BTW, dus je betaalt alleen de uren die ik maak. Een koppeling of een klein proces is meestal een kwestie van dagen. Een compleet systeem bouwen we in stappen, waarbij je na elke stap iets hebt dat al werkt in plaats van een rekening voor iets dat er nog niet is.

Op een server die ik beheer, waarbij elk bedrijf een eigen afgeschermde omgeving heeft met eigen gebruikers en een eigen database. Elke nacht gaat er een back-up naar een plek buiten die server. Jouw gegevens staan dus niet tussen die van iemand anders, en ze blijven van jou.

Dan verandert het systeem mee. Dat is precies het verschil met een pakket waar je zelf omheen moet werken. Aanpassingen, onderhoud en vragen achteraf horen erbij; iets bouwen en dan verdwijnen heeft weinig zin.

Terechte vraag bij iemand die alleen werkt. De gegevens zijn en blijven van jou en je kunt ze er in een gangbaar bestandsformaat uit halen. De broncode kun je bij oplevering meekrijgen, zodat een andere bouwer verder kan zonder opnieuw te beginnen. Vraag daar bij elke partij naar, ook bij een bureau.

Alles wat elke maand hetzelfde is, hoeft maar één keer bedacht te worden.
Vraag een gratis demo aan App me direct
Verder kijken

Ik doe meer dan dit alleen

Marketing

Positionering, content, social media, campagnes, SEO en de cijfers eronder, inclusief de uitvoering.

Praktische hulp

Montage, onderhoud en werk op locatie, van het uitzoeken tot de oplevering geregeld.

Wat ik heb gebouwd

Een boekhoudsysteem dat bij drie bedrijven draait, een dashboard dat leveringen plant en een belijst die zichzelf elke ochtend klaarzet.