Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Ruben van Doorn Allround Services is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42034781, met btw-identificatienummer NL005445317B15, gevestigd aan de Nieuwe Dam 18, 4051 BB Ochten. Ik ben verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Je bereikt mij op info@rvdallround.nl of 06 536 585 68. Ik ben niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heb die ook niet.

2. Twee verschillende rollen

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen twee situaties, omdat mijn verantwoordelijkheid daarin verschilt.

Ik ben verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van mijn eigen bezoekers, aanvragers en klanten. Dat is de situatie die deze verklaring beschrijft. Ik bepaal dan zelf waarom en hoe die gegevens worden verwerkt.

Ik ben verwerker wanneer ik in opdracht van een klant software beheer waarin die klant zijn eigen administratie bijhoudt, bijvoorbeeld gegevens van zijn klanten en relaties. Ik bepaal dan niet wat er met die gegevens gebeurt; dat doet mijn klant. Voor die situatie sluit ik met die klant een aparte verwerkersovereenkomst. Ben je klant van een bedrijf dat mijn software gebruikt, richt je vraag dan aan dat bedrijf.

3. Welke gegevens ik verwerk en waarom

Als je het contactformulier invult of mij mailt verwerk ik je naam, e-mailadres, telefoonnummer, de dienst waarin je geïnteresseerd bent en de inhoud van je bericht. Dat doe ik om je aanvraag te kunnen beantwoorden en een offerte te kunnen maken. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.

Als je klant wordt verwerk ik daarnaast je bedrijfsnaam, adresgegevens, BTW-nummer, KvK-nummer, bankrekeningnummer, en alle gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht, het factureren en het voeren van mijn administratie. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en, voor de administratie, het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Als je mijn website bezoekt worden technische gegevens verwerkt die je browser automatisch meestuurt, waaronder je IP-adres, het tijdstip van je bezoek, de opgevraagde pagina en je browsertype. Deze staan in de logbestanden van de webserver en dienen om de website te laten werken, storingen te onderzoeken en misbruik tegen te gaan. De grondslag is mijn gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website.

Als je inlogt op software die ik beheer worden je gebruikersnaam, een versleutelde weergave van je wachtwoord, je IP-adres en het tijdstip van inloggen verwerkt. Dat is nodig om te bepalen of je toegang mag krijgen en om misbruik te herkennen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en mijn gerechtvaardigd belang bij beveiliging.

Ik verwerk geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en ik doe niet aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Mijn diensten richten zich op ondernemers en niet op kinderen.

4. Waar je gegevens staan en wie erbij kan

Dit is de vraag die er in de praktijk het meest toe doet, dus ik beantwoord hem concreet.

De webservers en databases staan in Nederland. De applicaties die ik beheer, inclusief de bijbehorende databases en back-ups, draaien op een virtuele private server bij TransIP B.V. in Amsterdam. TransIP is een Nederlandse partij en de gegevens verlaten daarbij de Europese Economische Ruimte niet. TransIP beheert het ijzer en het netwerk; ik beheer het besturingssysteem, de software en de gegevens die erop staan. TransIP heeft geen toegang tot de inhoud van mijn databases, maar heeft als beheerder van de onderliggende infrastructuur technisch gezien wel toegang tot de schijf waarop die staat.

De publieke website staat in de Verenigde Staten. De site rvdallround.nl wordt gehost door Netlify, Inc., gevestigd in San Francisco. Wat je invult in het contactformulier op de site komt daardoor eerst bij Netlify binnen voordat het bij mij terechtkomt. Voor deze doorgifte naar de Verenigde Staten baseer ik mij op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en op het EU-US Data Privacy Framework.

E-mail loopt via TransIP en Google. Uitgaande post van info@rvdallround.nl gaat via de mailservers van TransIP in Nederland. Mijn zakelijke post wordt vervolgens gelezen in een mailbox bij Google. Daardoor worden e-mails die je mij stuurt door Google Ireland Limited verwerkt en kunnen deze op servers buiten de Europese Economische Ruimte worden opgeslagen. Ook hiervoor geldt het EU-US Data Privacy Framework.

Beveiligingscertificaten worden geleverd door Let's Encrypt, een dienst van de Internet Security Research Group in de Verenigde Staten. Daarbij worden geen persoonsgegevens van bezoekers verwerkt.

Statistieken van de website lopen via Google. Voor bezoekersstatistieken gebruik ik Google Analytics 4, een dienst van Google Ireland Limited. Zie hoofdstuk 6.

Lettertypen worden geladen bij Google. Zowel de website als de software die ik beheer laadt lettertypen rechtstreeks bij Google Fonts. Daarbij wordt het IP-adres van je apparaat aan Google doorgegeven. Ik ben bezig deze lettertypen op mijn eigen server te plaatsen zodat dit niet langer gebeurt.

Kunstmatige intelligentie. Bij het uitvoeren van opdrachten gebruik ik AI-diensten van derden. Ik voer daarbij geen gegevens in die vertrouwelijk zijn of die tot een persoon herleidbaar zijn, tenzij ik daarover met mijn opdrachtgever afzonderlijk afspraken heb gemaakt.

Ik ben de enige die bij de gegevens kan. Er zijn geen medewerkers. Toegang tot de server verloopt uitsluitend via een persoonlijke sleutel, niet via een wachtwoord. Inloggen op een dienst is niet mogelijk zonder die sleutel. Schakel ik voor een opdracht een derde in die toegang tot persoonsgegevens nodig heeft, dan leg ik dat vooraf schriftelijk vast.

5. Hoe lang ik gegevens bewaar

Gegevens uit het contactformulier die niet tot een opdracht leiden bewaar ik twaalf maanden, zodat ik een eerder contact nog kan terugvinden. Offertes die niet worden aanvaard bewaar ik één jaar.

Mijn administratie, waaronder facturen en de daarbij horende klantgegevens, bewaar ik zeven jaar. Dat is de fiscale bewaarplicht en daar mag ik niet van afwijken.

Overige klantgegevens verwijder ik uiterlijk twee jaar na het einde van de samenwerking, voor zover de bewaarplicht daar niet aan in de weg staat.

Logbestanden van de webserver bewaar ik veertien dagen. Back-ups van de databases bewaar ik veertien dagen, waarna ze automatisch worden verwijderd.

6. Cookies en statistieken

Op rvdallround.nl gebruik ik Google Analytics 4 om te zien hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina's zij bekijken. Daarbij worden een identificatienummer en je IP-adres verwerkt door Google Ireland Limited, en kunnen die gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Voor die doorgifte geldt het EU-US Data Privacy Framework. Ik gebruik deze gegevens uitsluitend om de site te verbeteren, en niet voor advertenties of profilering.

Dit gebeurt alleen als je daar toestemming voor geeft. Bij je eerste bezoek verschijnt onderaan een balk met de keuze accepteren of weigeren. Zolang je niets kiest of wanneer je weigert, wordt Google Analytics niet geladen en worden er geen statistieken over jou verzameld. De site werkt dan gewoon. De grondslag voor deze verwerking is dus je toestemming.

Je keuze wordt bewaard in de lokale opslag van je eigen browser, niet in een cookie en niet op mijn server. Je kunt die keuze op elk moment wijzigen via de link Cookievoorkeuren onderaan iedere pagina. Trek je je toestemming in, dan stopt de verzameling; dat raakt niet aan de rechtmatigheid van wat daarvoor is verzameld.

Ik plaats geen cookies voor advertenties en volg je niet over andere websites.

Log je in op software die ik beheer, dan wordt een sessiecookie geplaatst waarmee de applicatie onthoudt dat je bent ingelogd. Die cookie is technisch noodzakelijk, vereist geen toestemming, en verdwijnt wanneer je uitlogt of wanneer de sessie verloopt.

7. Je rechten

Je hebt het recht om de gegevens die ik van je heb in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je vragen de verwerking te beperken, bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en vragen om je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of over te laten dragen. Heb ik gegevens op grond van jouw toestemming verwerkt, dan kun je die toestemming altijd intrekken. Dat raakt niet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvoor.

Stuur je verzoek naar info@rvdallround.nl. Ik reageer binnen vier weken. Om te voorkomen dat ik gegevens aan de verkeerde persoon verstrek, kan ik je vragen je identiteit aannemelijk te maken.

Ben je het niet eens met hoe ik met je gegevens omga, dan hoor ik dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Hoe ik gegevens beveilig

Al het verkeer naar mijn websites en applicaties verloopt versleuteld over HTTPS. Wachtwoorden sla ik nooit leesbaar op, maar uitsluitend als versleutelde afgeleide. Toegang tot de server verloopt via een persoonlijke sleutel; inloggen met een wachtwoord is uitgeschakeld. Op de applicaties is tweestapsverificatie beschikbaar. Het aantal inlogpogingen is begrensd, zodat het raden van wachtwoorden wordt tegengegaan. De databases worden dagelijks veiliggesteld.

Volledige veiligheid kan niemand garanderen. Ontstaat er toch een inbreuk waarbij een risico voor betrokkenen bestaat, dan meld ik dat binnen tweeënzeventig uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer ik de betrokkenen als de wet dat vereist.

9. Wijzigingen

Ik pas deze verklaring aan wanneer mijn dienstverlening of de gebruikte systemen veranderen. De actuele versie staat altijd op rvdallround.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeer ik bestaande klanten actief.